يجب ان يشتمل النظام المحاسبي على دورة مستندية شاملة تشمل اساليب سير العمل ومراحله، والقواعد والاجراءات الواجب اتباعها في القيد والتسجيل والتدقيق والتصحيح والتعديل والالغاء، والتاكد من مطابقة ارصدة الحسابات الفرعية المساعدة المقيدة في برامج الهيئة المحاسبية مع اجمالي الحسابات المختلفة في الاستاذ العام.