على الجهاز و المركز استخدام انسب المواد، والاجهزة والمعدات كاوعية للوثائق والمحفوظات. وتحدد اللوائح اساليب التعامل مع اصول تلك الوثائق، والمحفوظات واوعيتها والاستفادة من تلك الاصول او مادتها الاولية.