على التاجر ان يحتفظ بصورة طبق الاصل من جميع المراسلات والوثائق المتعلقة بتجارته الصادرة منه والواردة اليه، ويكون الحفظ بطريقة منتظمة تسهل معها مراجعة القيود الحسابية وتكفل عند اللزوم التحقق من الارباح والخسائر.