1- تقوم الجهة المختصة -بعد تشكيل الوفد وفقا لاحكام المادة (الثالثة) - بارسال اسماء المشاركين - وفقا لجوازات سفرهم- الى وزارة الخارجية، وتحديد مناصبهم او مراتبهم، والموعد المتوقع لوصولهم؛ قبل بداية المشاركة بمدة لا تقل عن اسبوعين. وتتولى وزارة الخارجية اعداد وثيقة التفويض -اذا لزم الامر ذلك- اخذة في الاعتبار رئاسة الوفد والتسلسل الوظيفي للاعضاء من مختلف الجهات المشاركة. 2 - تتولى وزارة الخارجية ارسال وثيقة التفويض الى البعثة؛ لاستكمال الاجراءات اللازمة. واذا لم يكن للمملكة بعثة لدى الدولة المضيفة، فتحمل وثيقة التفويض مع الوفد وتسلم للجهة المعنية بصفة مباشرة، ويمكن -تسريعا للاجراء- ان ترسل نسخة من وثيقة التفويض بوسائل الاتصال السريع الى الجهة المنظمة عن طريق وزارة الخارجية.