تكون التبليغات والمخابرات بين مركز النقابة وفروعها وبينها وبين ادارة الحج بموجب تحارير ذات رقم مسلسل وقيد وتاريخ وما دعت سرعة العمل الى تبليغه تليفونيا يجب ان يؤكد كتابيا.