يوقف القيد في سجلات الواقعات في نهاية اخر يوم من شهر ذي الحجة من كل عام، ويتم قفل السجل بكتابة محضر يدون في اخر قيد في السجل بدون ترك بياض بينهما على ان يوقع على المحضر كاتب السجل المنوط به القيد ورئيسه الاداري على الاقل، وتفتح سجلات العام الجديد في اليوم الاول من شهر محرم.