الغرض من هذا النظام هو : المحافظة على الوثائق والمحفوظات ، وصيانتها وفهرستها، وتصنيفها بما يكفل سرعة الاهتداء الى ما تدعو الحاجة اليه، وتنظيم تداولها، وذلك مع مراعاة ما يتقرر بالنسبة لمدد الحفظ.