يقصد بالكلمات والعبارات الاتية -اينما وردت في هذا التنظيم- المعاني المبينة امام كل منها: الوفد : الوفد الرسمي الذي يضم في عضويته ممثلين من جهة حكومية او اكثر، ويمثل المملكة في الاجتماعات. الاجتماعات : الاجتماعات او المؤتمرات او الندوات او المنتديات (ونحوها) التي تعقد خارج المملكة وتشارك فيها المملكة بوفد. الجهة المختصة : الجهة الحكومية التي يغلب اختصاصها الاساس على موضوع (او موضوعات) الاجتماع محل المشاركة. الجهة المشاركة : الجهة الحكومية التي يطلب منها المشاركة في الوفد دون ان يكون لها الاختصاص الاساس في موضوع الدعوة. البعثة : سفارة المملكة او وفدها الدائم او قنصليتها العامة او مكتبها التجاري.